Boş kalan bir randevu tek bir kayıp değildir. Danışan gelmediğinde hem o seansın gelirini kaybedersiniz hem de o saati başka birine ayıramadığınız için ikinci kez kaybedersiniz. Randevuya gelmeme, yani no-show, çoğu psikoloğun sessizce kabul ettiği bir sızıntıdır; oysa birkaç basit alışkanlıkla ciddi ölçüde azaltılabilir.
No-show neden olur
Danışanlar genellikle kötü niyetle gelmez; çoğu zaman unuturlar, gelemeyeceklerini fark ettiklerinde haber vermeyi zor ya da utandırıcı bulurlar ya da randevunun üzerinden çok zaman geçtiği için bağ zayıflar. Bu nedenlerin ortak noktası şudur; danışanla randevu arasındaki hatırlatma ve iletişim ne kadar zayıfsa, gelmeme ihtimali o kadar artar.
Otomatik hatırlatma en büyük farkı yaratır
No-show oranını düşüren tek en etkili şey hatırlatmadır. Randevudan bir gün önce ve birkaç saat önce gönderilen bir hatırlatma, unutmayı büyük ölçüde ortadan kaldırır. Bunu elle yapmaya çalışmak sürdürülebilir değildir; oysa otomatikleştirildiğinde her danışan için kendiliğinden çalışır. Lunzo'da randevu sistemi hatırlatmaları otomatik e-posta ile gönderir; görüşme linkinizi randevuya eklediğinizde bu link de hatırlatma e-postasında danışana iletilir, böylece randevu saatinde herkes nereye gideceğini bilir.
İptali kolaylaştırın
Kulağa ters gelebilir ama iptal etmeyi kolaylaştırmak gelmeme oranını düşürür. Gelemeyeceğini fark eden bir danışan, haber vermek için sizi aramak zorunda kalırsa çoğu zaman hiç haber vermez ve saat boş kalır. İptal ya da erteleme kolay olduğunda ise haber verir; siz de o saati başka bir danışana açabilirsiniz. Böylece kaybedilen bir seans, kurtarılan bir seansa dönüşür.
Net ve kişisel bilgi güven verir
Belirsizlik gelmemeyi besler. Randevunun tarihi, saati ve varsa görüşme linki net bir şekilde iletilmelidir. Kişiselleştirilmiş bir hatırlatma, örneğin danışanın adıyla ve tam tarih saatle yazılmış bir mesaj, genel bir uyarıdan daha etkilidir çünkü danışanın kendi randevusunu gerçek hissetmesini sağlar.
Hangi randevuların kaçtığını izleyin
No-show'u yönetmenin son adımı onu ölçmektir. Hangi gün, hangi saat ve hangi tür randevularda gelmeme daha sık oluyor sorusunun yanıtı, çoğu zaman şaşırtıcı bir örüntü gösterir. Örneğin uzun süre önceden verilen randevular ya da belirli bir saat dilimi daha çok kaçıyor olabilir. Bu örüntüyü gördüğünüzde, o gruplarda daha güçlü hatırlatma ya da farklı bir yaklaşım uygulayabilirsiniz.
No-show'u sıfıra indirmek mümkün değildir; hayatın içinde beklenmedik şeyler olur. Ama otomatik hatırlatma, kolay iptal ve net bilgiyle birçok gelmemeyi baştan önleyebilirsiniz. Kaybedilen her seans yalnızca bir gelir değil, başka bir danışana ayrılabilecek bir zamandır; bu yüzden küçük iyileştirmeler bile hızla birikir. Otomatik hatırlatmalı bir randevu sistemini deneyebilirsiniz.