Para konuşmak birçok psikolog için mesleğin en rahatsız kısmıdır. Ama gelir takibi, danışan takibi kadar işinizin sağlığına dokunur. Kimin ödediğini, kimin ödemediğini ve ay sonunda gerçekte ne kazandığınızı bilmeden bir pratiği sürdürmek, gözü kapalı araba kullanmaya benzer. İyi haber şu ki bu iş sanıldığından basittir; yalnızca doğru birkaç rakamı düzenli izlemek yeterlidir.
Takip edilmesi gereken dört rakam
Karmaşık bir muhasebe sistemine ihtiyacınız yok; dört rakamı görebiliyorsanız durumu biliyorsunuz demektir. Tahsil ettiğiniz tutar, yani gerçekten elinize geçen para. Bekleyen tutar, yani yapılan ama henüz ödenmemiş seanslar. Aylık toplam gelir. Ve giderleri düştükten sonra kalan net kazanç. Bu dördü, pratiğinizin o ayki gerçek resmini verir.
Excel ile başlamak
Az sayıda danışanla çalışıyorsanız basit bir tablo işinizi görür. Her satıra tarih, danışan, seans, ücret, ödeme durumu ve ödeme yöntemini yazarsınız. Ay sonunda toplamı alır, tahsil edilen ile bekleyeni ayırırsınız. Başlangıç için bu yeterlidir ve hiçbir maliyeti yoktur. Önemli tek kural, danışanların adını finansal tabloda açıkça tutmak yerine bir danışan kodu kullanmaktır; böylece gelir kaydınız klinik bilgiden ayrı kalır.
Excel nerede yetersiz kalır
Tablo, danışan sayısı arttıkça çatırdamaya başlar. Yirmi danışanı elle takip etmek mümkündür; seksen danışanı takip etmek ise bir işe dönüşür. Ödemesi geciken danışanı hatırlamak size kalır, bir hücreyi yanlış doldurmak tüm ayı bozabilir ve geçmişe dönük bir danışanın tüm ödeme geçmişini görmek zahmetli hale gelir. Excel unutmaz ama size hatırlatmaz da; oysa asıl ihtiyacınız olan şey çoğu zaman budur.
Yazılımla ödeme takibi
Bir yazılım, aynı işi elle uğraşmadan yapar. Her seansın ödeme durumunu ödendi, bekliyor ya da kısmi olarak işaretler; bekleyen ödemeleri tek bir yerde toplar ve aylık geliri otomatik hesaplar. Lunzo'da ödeme takibi danışan kaydının içindedir; bir danışanın tüm ödeme geçmişini kartında görür, gerektiğinde tüm veriyi CSV ya da Excel olarak dışa aktarırsınız. Burada önemli bir ayrım var; Lunzo danışandan tahsilat yapmaz, komisyon almaz. Ödemeyi istediğiniz kanaldan alırsınız, yazılım yalnızca kaydını tutar ve takip eder.
Gelir takibini büyütmenin sırrı karmaşık bir sisteme geçmek değil, hangi araçla olursa olsun düzenli olmaktır. Az danışanla Excel yeter; danışanınız artıp elle takip yük olmaya başladığında ise bu işi otomatikleştirmek, hem zaman kazandırır hem de gözden kaçan alacakları görünür kılar. Ödeme takibini danışan yönetiminizle aynı yerde tutmayı deneyebilirsiniz.